Spesen einfach gelöst mit Abacus.

© Abacus. Gedreht im Restaurant Segreto.
Achtung: Bei Humormangel kann dieses Video zu mentalen Irritationen führen.

Warum das Thema wichtiger ist, als man meint…

Die Sicht des Mitarbeiters.

Spesenprozesse sind aufwändig.

Oft werden die Quittungen noch in Papierform aufbewahrt und müssen dann in manueller Arbeit verarbeitet werden. Wer kennt das nicht: Alles schön hinterlegen, natürlich manuell in Systemen pflegen und via interner Post noch andere Mitarbeiter damit beschäftigen und am Schluss noch diverse Unterschriften einholen.

Wochen später kriegt der Mitarbeiter erst das Geld zurück. Bei kleinen Beträgen mag das wohl nicht so schlimm sein, aber bei Mitarbeitern, die viel unterwegs sind (Corona-Zeiten nicht berücksichtigt), geht das richtig ins Geld!

Hier darf man ruhig auch noch erwähnen, dass die „Rückzahlung“ der Spesen oft sehr intransparent ist, da sie meist mit der Lohnzahlung einhergeht. Zudem ist nicht ersichtlich, was der Stand der einzelnen Posten betrifft. Was wurde schon zurückerstatten, was nicht etc.

Die Sicht der/s Vorgesetzten oder der HR-Abteilung?

Der aufwändige Prozess über die klassischen Quittungen ist auch für die Vorgesetzten oder die HR-Abteilung sehr aufwändig. Sie müssen alles kontrollieren und verifizieren, ob dies mit dem Spesenreglement vereinbar ist.

Und die Sicht der Buchhaltung / Finanzen?

Oft ist manuelles Nacherfassen von Informationen auf Papier notwendig. Das ist rel. teuer und leider auch fehleranfällig.

Austeller, Datum, Spesenart, MWST, Betrag der Spesen etc. sind relevante Informationen, welche manuell zur dazugehörigen Transaktion mitverarbeitet werden müssen.

Zuguterletzt werden dann die Spesen zurückerstattet.

Was Philippe Bürki, CFO Abacus dazu sagt: 

Im Vergleich zum Spesenablauf über Papier ist es ein Riesenfortschritt, keine Frage. Ich kann dies allen Firmen nur empfehlen, wenn sie eine genügend grosse Anzahl Spesenbelege haben.

Im Vergleich zu Firmenkreditkarten sehe ich den Vorteil vor allem dort, dass die/der Mitarbeitende die Spesen mit korrekten Belegen rasch einfordert, da sie oder er die Auslagen ja privat vorgeschossen hat und die Buchhaltung nicht den Belegen hinterherrennen muss, was leider häufig vorkommt. Da die Auszahlung praktisch in Echtzeit, vorbehalten ist ein optionaler Visumsprozess, getätigt wird, ist YAPEAL eine echte Alternative zur Firmenkreditkarte.  

Ihre Vorteile mit Abacus und YAPEAL

Mitarbeiter

  • Spesenerfassung mit dem Smartphone durch einfaches „scannen“. App öffnen, Spesen klicken, Beleg scannen.
  • 100% digital.
  • Ca. 10 Sekunden Aufwand und ihr Spesenbeleg ist im Abacus ERP.
  • Rascheste Rückzahlung auf das YAPEAL Konto duch vollumfängliche digitale Prozesse – wenn die Firma auch ein YAPEAL Konto hat sogar in Echtzeit.
  • Vollste Transparenz über die einzelnen Stati der Spesen.

Vorgesetzte(r) / HR-Abteilung

  • 100% digital.
  • 1 Klick für die Validierung.

Buchhaltung / Finanzen

  • Volle Automatisierung durch KI (künstliche Intelligenz).
  • Relevante Information (Aussteller, Datum, MWST. etc.) werden automatisch und in Echtzeit vorgeschlagen und korrekt verbucht.
  • Automatischer Abgleich der Spesen-Abrechnung des Mitarbeiters.

 

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